发文字号编写不当

  “发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份标全称，用六角括号‘[ ]’括入；序号用阿拉伯数码标识，不编虚位（即l不编为001），不加‘第’字。”

  1、机关代字混淆

  每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。

  2、年份不全。乱用括号。例如：

  ①金计生 （96） 第15号

  ②夹民政 （2003）16号

  例①年份不全，应写为“1996”，使用圆括号也不正确，根据应用六角括号“〔〕”，“第”字多余，应删去；例②年份应置于六角括号“〔〕”内。

  3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：

  ①成保〔96〕劳人字第51号

  ②〔2000〕外经贸发展审函字第2691号

  例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人〔1996〕51号”；例②年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函〔2000〕2691号”。

标题拟写不当

  “公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关＋事由＋文种”构成，又称“三要素”式，也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成。但“两要素”的或由“文种”构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。

  1、文种错用

  （1）请示与报告错用、并用

  请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，上级对于请示必须有答复，必须事前行文；而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。

  ①《××公司关于急需购买碱性电池的报告》

  ②《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》

  以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。

  （2）函与请示错用

“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”，这是选择这两个文种的关键点。

  《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。

  （3） 公告与通告错用

  公告和通告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”，通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”，二者在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛——“向国内外宣布”，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小——“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。

  ①《××商场有奖销售开奖公告》

  ②《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》

  ③《××火车站关于火车晚点的公告》

  以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。因此，“公告”应改为“通告”。

  除外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等。